Деловая коммуникация предполагает обмен сообщениями, и сегодня доступно множество бесплатных почтовых сервисов, таких как Яндекс Почта, Mail.Ru и другие. Однако если такие почтовые ящики подходят для личного использования, это не значит, что они будут удачным выбором для делового общения. Корпоративная почта предоставляет гораздо больше возможностей и удобств по сравнению с обычными почтовыми сервисами. Посмотрим, как сделать корпоративную почту в Яндекс 360 и VK WorSpace (ранее Mail.ru для бизнеса), и какие есть преимущества и недостатки у этих почтовых сервисов.
Зачем нужна бизнес-почта?
Корпоративная почта работает по стандартному принципу, но предоставляет бизнесу ряд преимуществ:
Презентабельный адрес. Корпоративная почта позволяет использовать уникальный домен, например, manager@groupcompany.com, что выглядит гораздо профессиональнее, чем boss.ivanov1977@mail.ru. Это помогает повысить имидж компании и делает адрес легко запоминаемым для клиентов и партнеров. Даже без записи они смогут воспроизвести его по памяти, ведь адрес не содержит случайных слов или цифр.
Отсутствие ограничений. С ростом компании можно создавать почтовые ящики для всех сотрудников. В адресе можно указать должность или отдел, что упрощает внутреннюю коммуникацию и взаимодействие с партнерами.
Доверие и безопасность. Вы всегда знаете, с кем общаетесь, а информация остается внутри компании. Это снижает риск утечек данных или кражи идей.
Удобство.Рабочая почта содержит только деловую переписку, что экономит время на поиск нужных документов и информации, исключая личные сообщения.
Контроль. Руководитель может отслеживать реакцию, оперативность и загруженность сотрудников, что помогает улучшить управление процессами.
Надежность. Доступ к рабочей почте сотрудников обычно есть у руководства. Если сотрудник заболеет или уволится, переписка с клиентами и партнерами не теряется, что позволяет завершить начатую работу без потерь для компании. Это сводит к минимуму влияние человеческого фактора и обеспечивает выполнение задач вне зависимости от обстоятельств.
Как сделать корпоративную почту?
С 2023 нам немного не повезло, так как сделать корпоративную почту бесплатно на Яндекс и Mail.ru уже нельзя — эти сервисы перешли на платную основу. Более того, раньше на 1С-UMI можно было бесплатно подключить ящик в своём домене прямо через панель управления своим сайтом. Сейчас этого сделать уже не получится из-за изменившихся условий со стороны сервисов.
Итак, как сделать корпоративную почту на своем домене? Прежде всего, позаботьтесь о настройке MX-записей, они нужны для перенаправления сообщений. Они расположены в управленческой панели DNS-зоны вашего домена. Это необходимо для подбора сервера, который будет принимать почту. Не нужно переживать, если корпоративная почта на Яндексе или другом сервисе не заработала. Процесс авторизации занимает от 2 часов до 3 дней.
Корпоративная почта Яндекс
В странах корпоративная СНГ почта Яндекса (Яндекс 360 для бизнеса) — самая популярная. Стоимость для одного сотрудника начинается от 112 руб./мес. Плюсы корпоративной почты Яндекса:
-
Ящик в собственном домене
Возможность привязать корпоративную почту к своему домену (например, name@yourcompany.com), что повышает уровень профессионализма и доверия клиентов. -
Облачное хранилище
Включение доступа к Яндекс.Диску для хранения и совместного использования файлов, с увеличенным объемом памяти для бизнеса. -
Интеграция с сервисами Яндекса
Удобная интеграция с другими инструментами, такими как Яндекс.Календарь, Мессенджер, Таблицы и Справочник. -
Продвинутые функции безопасности
Антивирусная и антиспам-защита, двухфакторная аутентификация и централизованное управление доступом сотрудников. -
Надежность и стабильность
Высокая производительность и доступность серверов Яндекса обеспечивают стабильную работу почты. -
Поддержка и кастомизация
Быстрая техническая поддержка и возможность настройки почты под потребности бизнеса, включая создание групповых ящиков. -
Мобильные приложения
Удобный доступ к корпоративной почте через мобильные приложения, а также через веб-интерфейс. -
Простота управления
Удобная панель управления для добавления пользователей, настройки групп и управления доменами.
Минусы корпоративной почты Яндекса
У корпоративной почты Яндекса есть и несколько минусов:
- Меньшая популярность за границей
В международной среде Яндекс может восприниматься как менее известный и менее доверенный провайдер по сравнению с Google или Microsoft. - Потенциальные проблемы с конфиденциальностью
Некоторые пользователи могут опасаться за безопасность и конфиденциальность данных, особенно если бизнес требует высокого уровня защиты информации. - Сложности с настройкой для новичков
Для людей без технических знаний процесс подключения домена, настройки MX-записей и интеграции с другими сервисами может показаться сложным. - Ограниченные интеграции с зарубежными сервисами
Некоторые сторонние инструменты и приложения могут быть несовместимы с корпоративной почтой Яндекса или работать некорректно. - Риски блокировки домена
При нарушении правил использования, например массовой рассылке писем, Яндекс может временно заблокировать почтовые аккаунты.
- Зависимость от российских серверов
Так как завести корпоративную почту возможно только на российских серверах, то для международного бизнеса это может быть проблемой из-за политических или юридических ограничений в отдельных странах.
Как создать корпоративную почту на Яндексе
Рассмотрим подробнее, как сделать корпоративную почту на Яндексе:
-
Зарегистрируйтесь на Яндексе
Создайте учетную запись на Яндексе, если у вас её ещё нет. -
Перейдите в Яндекс 360 для бизнеса
Откройте сайт Яндекс 360 для бизнеса и войдите в аккаунт. -
Подключите домен
Введите свой домен в разделе «Домены». Подтвердите, что домен принадлежит вам. Для этого добавьте TXT-запись в настройки DNS, загрузите файл на сайт или установите CNAME-запись. -
Настройте MX-записи
Откройте настройки DNS у регистратора домена, удалите старые MX-записи и добавьте новую:- Приоритет: 10
Сервер: mx.yandex.net.
Сохраните изменения.
- Приоритет: 10
-
Создайте почтовые ящики
Зайдите в раздел «Сотрудники» на сайте Яндекс 360. Добавьте почтовые адреса сотрудников (например,name@example.com) и раздайте им доступ. -
Настройте доступ к почте
Войдите в почту через mail.yandex.ru или мобильное приложение. Если нужно, настройте почтовые клиенты (например, Outlook). -
Добавьте дополнительные настройки
Настройте подписи, фильтры или общие ящики. Для безопасности включите двухфакторную аутентификацию.
Корпоративная почта VK WorkSpace
Корпоративная почта VK WorkSpace (ранее Mail.ru для бизнеса) стоит от 112 руб./мес. на одного сотрудника. Её основные функции:
- Неограниченный объем почтовых ящиков: Каждый почтовый ящик не имеет ограничений по объему хранимой информации.
- Мобильные приложения: Доступ к почте через мобильные приложения на различных платформах.
- Интеграция с другими сервисами: Почта интегрирована с Календарем, Облаком и Мессенджером, что позволяет эффективно организовывать рабочий процесс.
- Антивирусная и антиспам защита: Встроенная защита от вирусов и спама обеспечивает безопасность переписки.
Есть у этой почты и свои недостатки, которые могут повлиять на выбор платформы для бизнеса:
- Проблемы с почтовой доставкой. Письма с корпоративных доменов VK WorkSpace иногда попадают в спам у получателей, особенно если настройки SPF, DKIM и DMARC не выполнены должным образом.
- Мобильные приложения с ограниченными функциями. Хотя мобильные приложения поддерживаются, их функционал уступает аналогам. Например, работа с вложениями и календарями может быть ограничена.
- Поддержка и документация. Пользователи иногда жалуются на медленную техническую поддержку и недостаточно подробную документацию для самостоятельной настройки.
- Устаревший имидж. У некоторых пользователей сохраняются стереотипы о Mail.ru как о менее надежной платформе для бизнеса, что может влиять на репутацию компании, использующей этот сервис.
- Зависимость от российских серверов. Для международного бизнеса использование российских серверов может вызывать сложности из-за возможных санкций или ограничений — точно так же, как организовать корпоративную почту на Яндексе и любом другом российском сервисе.
