Как создать корпоративную почту

Деловая коммуникация предполагает обмен сообщениями, и сегодня доступно множество бесплатных сервисов, таких как Яндекс, Mail.Ru и другие. Однако если такие почтовые ящики подходят для личного использования, это не значит, что они будут удачным выбором для делового общения. Корпоративная почта предоставляет гораздо больше возможностей и удобств по сравнению с обычными почтовыми сервисами. Посмотрим, как сделать корпоративную почту в Яндекс и VK WorkSpace (ранее Mail.ru для бизнеса), и какие есть преимущества и недостатки у этих почтовых сервисов.

Зачем нужна бизнес-почта?

Корпоративная почта работает по стандартному принципу, но предоставляет бизнесу ряд значительных преимуществ:

Презентабельный адрес. Корпоративная почта позволяет использовать уникальный домен, например, manager@groupcompany.com, что выглядит гораздо профессиональнее, чем boss.ivanov1977@mail.ru. Это помогает повысить имидж компании и делает адрес легко запоминаемым для клиентов и партнеров. Даже без записи они смогут воспроизвести его по памяти, ведь адрес не содержит случайных слов или цифр.
Отсутствие ограничений.
С ростом компании можно создавать почтовые ящики для всех сотрудников. В адресе можно указать должность или отдел, что упрощает внутреннюю коммуникацию и взаимодействие с партнерами.
Доверие и безопасность. Вы всегда знаете, с кем общаетесь, а информация остается внутри компании. Это снижает риск утечек данных или кражи идей.
Удобство.
Рабочая почта содержит только деловую переписку, что экономит время на поиск нужных документов и информации, исключая личные сообщения.
Контроль. Руководитель может отслеживать реакцию, оперативность и загруженность сотрудников, что помогает улучшить управление процессами.
Надежность. Доступ к рабочей почте сотрудников обычно есть у руководства. Если сотрудник заболеет или уволится, переписка с клиентами и партнерами не теряется, что позволяет завершить начатую работу без потерь для компании. Это сводит к минимуму влияние человеческого фактора и обеспечивает выполнение задач вне зависимости от обстоятельств.

Как сделать корпоративную почту?

На конструкторе 1С-UMI можно создать почтовый ящик в вашем домене прямо через панель управления сайтом. Он же будет подключен к формам сообщений и к оповещениям на вашем сайте.

Для решения задачи, как сделать корпоративную почту бесплатно, на сторонних сервисах понадобится выполнить ряд действий. Прежде всего позаботьтесь о настройке MX-записей, они нужны для перенаправления сообщений. Они расположены в управленческой панели DNS-зоны вашего домена. Если домен куплен через 1С-UMI, то настройка записей будет прямо в панели управления. Это необходимо для подбора сервера, который будет принимать почту. Не нужно переживать, если корпоративная почта на Яндексе или другом сервисе не заработала. Процесс авторизации занимает от 2 часов до 3 дней.

Корпоративная почта Яндекс

В странах корпоративная СНГ почта Яндекса (Яндекс 360 для бизнеса) — самая популярная. Это неудивительно — она удобная, имеет бесплатный тариф и предоставляет множество преимуществ для организаций.

Плюсы корпоративной почты Яндекса: 

1. Использование собственного домена
   Возможность привязать корпоративную почту к своему домену (например, name@yourcompany.com), что повышает уровень профессионализма и доверия клиентов.

2. Облачное хранилище
   Включение доступа к Яндекс.Диску для хранения и совместного использования файлов, с увеличенным объемом памяти для бизнеса.

3. Интеграция с сервисами Яндекса
   Удобная интеграция с другими инструментами, такими как Яндекс.Календарь, Мессенджер, Таблицы и Справочник.

4. Продвинутые функции безопасности
   Антивирусная и антиспам-защита, двухфакторная аутентификация и централизованное управление доступом сотрудников.

5. Надежность и стабильность
   Высокая производительность и доступность серверов Яндекса обеспечивают стабильную работу почты.

6. Поддержка и кастомизация
   Быстрая техническая поддержка и возможность настройки почты под потребности бизнеса, включая создание групповых ящиков.

7. Мобильные приложения
   Удобный доступ к корпоративной почте через мобильные приложения, а также через веб-интерфейс.

8. Простота управления
   Удобная панель управления для добавления пользователей, настройки групп и управления доменами.

9. Экономичность
   Доступные тарифы по сравнению с конкурентами, включая бесплатный базовый план для небольших компаний.

Минусы корпоративной почты Яндекса
У корпоративной почты Яндекса есть и несколько минусов:

• Ограничения бесплатного тарифа
  Бесплатная версия имеет ограниченный функционал: минимальный объем памяти и отсутствие некоторых инструментов, доступных на платных тарифах.
• Меньшая популярность за границей
  В международной среде Яндекс может восприниматься как менее известный и менее доверенный провайдер по сравнению с Google или Microsoft.
• Потенциальные проблемы с конфиденциальностью
  Некоторые пользователи могут опасаться за безопасность и конфиденциальность данных, особенно если бизнес требует высокого уровня защиты информации.
• Сложности с настройкой для новичков
  Для людей без технических знаний процесс подключения домена, настройки MX-записей и интеграции с другими сервисами может показаться сложным. Для клиентов конструктора 1С-UMI все гораздо проще и есть техподдержка, которая поможет. 
• Ограниченные интеграции с зарубежными сервисами
  Некоторые сторонние инструменты и приложения могут быть несовместимы с корпоративной почтой Яндекса или работать некорректно.
• Риски блокировки домена
  При нарушении правил использования, например массовой рассылке писем, Яндекс может временно заблокировать почтовые аккаунты.

• Зависимость от российских серверов
  Так как завести корпоративную почту возможно только на российских серверах, то для международного бизнеса это может быть проблемой из-за политических или юридических ограничений в отдельных странах.

Как создать корпоративную почту на Яндексе

Настроить сервис легко. Для владельцев сайтов на конструкторе 1С-UMI процедура упрощённая. Для остальных рассмотрим подробнее, как сделать корпоративную почту на Яндексе: 

1. Зарегистрируйтесь на Яндексе
   Создайте учетную запись на Яндексе, если у вас её ещё нет.

2. Перейдите в Яндекс 360 для бизнеса
   Откройте сайт Яндекс 360 для бизнеса, нажмите «Попробовать бесплатно» и войдите в аккаунт.

3. Подключите домен
   Введите свой домен в разделе «Домены». Подтвердите, что домен принадлежит вам. Для этого добавьте TXT-запись в настройки DNS, загрузите файл на сайт или установите CNAME-запись.

4. Настройте MX-записи
   Откройте настройки DNS у регистратора домена, удалите старые MX-записи и добавьте новую:

   • Приоритет: 10
     Сервер: mx.yandex.net.
     Сохраните изменения.

5. Создайте почтовые ящики
   Зайдите в раздел «Сотрудники» на сайте Яндекс 360. Добавьте почтовые адреса сотрудников (например, name@example.com) и раздайте им доступ.

6. Настройте доступ к почте
   Войдите в почту через mail.yandex.ru или мобильное приложение. Если нужно, настройте почтовые клиенты (например, Outlook).

7. Добавьте дополнительные настройки
   Настройте подписи, фильтры или общие ящики. Для безопасности включите двухфакторную аутентификацию.

Теперь ваша корпоративная почта готова!

Корпоративная почта VK WorkSpace 

Функции корпоративной почты VK WorkSpace (ранее Mail.ru для бизнеса): 

• Неограниченный объем почтовых ящиков: Каждый почтовый ящик не имеет ограничений по объему хранимой информации. 
• Поддержка до 5000 почтовых аккаунтов: В бесплатной версии сервиса можно создать до 5000 почтовых ящиков на одном домене.
• Мобильные приложения: Доступ к почте через мобильные приложения на различных платформах. 
• Интеграция с другими сервисами: Почта интегрирована с Календарем, Облаком и Мессенджером, что позволяет эффективно организовывать рабочий процесс. 
• Антивирусная и антиспам защита: Встроенная защита от вирусов и спама обеспечивает безопасность переписки. 

Есть у этой почты и свои недостатки, которые могут повлиять на выбор платформы для бизнеса:

• Ограниченный функционал бесплатной версии. Бесплатный тариф предоставляет базовые возможности, но не включает расширенные функции, такие как аналитика, интеграции с CRM или поддержка дополнительного хранилища.
• Проблемы с почтовой доставкой. Письма с корпоративных доменов VK WorkSpace иногда попадают в спам у получателей, особенно если настройки SPF, DKIM и DMARC не выполнены должным образом.
• Мобильные приложения. Хотя мобильные приложения поддерживаются, их функционал уступает аналогам. Например, работа с вложениями и календарями может быть ограничена.

• Поддержка и документация. Пользователи иногда жалуются на медленную техническую поддержку и недостаточно подробную документацию для самостоятельной настройки.
• Устаревший имидж. У некоторых пользователей сохраняются стереотипы о Mail.ru как о менее надежной платформе для бизнеса, что может влиять на репутацию компании, использующей этот сервис.

• Зависимость от российских серверов. Для международного бизнеса использование российских серверов может вызывать сложности из-за возможных санкций или ограничений — точно так же, как организовать корпоративную почту на Яндексе и любом другом российском сервисе.

Вот инструкция, как сделать корпоративную почту на своем домене в VK WorkSpace для владельцев сайтов на конструкторе 1С-UMI.