Ведение дел в бизнесе сложно представить без переписки в виртуальной среде. От соблюдения норм цифрового этикета во многом зависит успех сделок, репутация бизнеса среди клиентов, партнеров и коллег. Нередко причиной отказа предпринимателю или недопонимания в переговорах являются досадные недочёты, допущенные в деловом общении онлайн. Терять выгодные контракты из-за таких мелочей крайне обидно. Расскажем о правилах деловой переписки для предпринимателя, помогающих избежать неудач в процессе переговоров по электронной почте.
Зачем соблюдать правила деловой переписки?
Деловая переписка – это не просто обмен информацией. Это визитная карточка вашего бизнеса, которая может повлиять на ваши отношения с клиентами, репутацию компании и, конечно же, на финансовый результат. Предпринимателю важно осознавать, что каждое его письмо, электронное сообщение или даже короткое уведомление могут сформировать впечатление о нем как о профессионале. Именно поэтому соблюдение правил деловой переписки является стратегической необходимостью.
Тема письма
Сформулируйте ясную и конкретную тему письма, отражающую его суть. Избегайте общих фраз вроде «Вопросы» или «Проблема». Вместо этого напишите, например, «Требуется ваше мнение по дизайну макета».
Субординация
Всегда обращайтесь к собеседнику по имени и отчеству (если уместно). Общаться в деловой переписке лучше на «вы», показывая тем самым уважение к человеку на другом конце монитора. Недопустимы фамильярности и неуместный юмор.
Грамотность
Перед отправкой письма внимательно проверьте его на грамотность и опечатки. Не допускайте недоразумений, связанных с некорректным написанием слов. Воспользуйтесь специальными сервисами проверки орфографии и пунктуации, если не уверены, что написали правильно.
Описание файлов
Если прикрепляете файлы, дайте им ясные и информативные названия. В письме кратко опишите содержание файлов, чтобы собеседник сразу понял, о чем идет речь. Если прикрепляете к письму скриншот, на котором получатель письма должен что-то увидеть, то отметьте это место стрелкой или надписью в графическом редакторе.
Название электронной почты
Для ведения деловой переписки зарегистрируйте электронную почту с презентабельным названием. По правилам, адрес электронной почты содержит название компании в домене (после знака @) и фамилии/должности отправителя в названии ящика (до знака @). Не пишите деловым контактам с личной почты, которая содержит неуместные слова. Например, письмо с предложением о сотрудничестве с электронной почты megacrazy@yandex.ru не вызовет доверия у получателя письма, даже если внутри идеальное торговое предложение.
Подпись
Завершайте письмо подписью, включающей ваше полное имя, должность, контактные данные и ссылку на сайт компании. Можно указать в подписи ссылки на аккаунты компании в социальных сетях. Эти штрихи добавляют письму солидности и официальности.
Эмоциональный тон
Выражайте свои мысли с уважением и профессионализмом. Избегайте использования эмоционально окрашенных слов и фраз, особенно в случае конфликтных ситуаций.
